Er worden vaak vragen gesteld over de opmaak van een schriftelijk contract en daaruit maken we op dat er hierover vaak misverstanden zijn. Nochtans worden gemaakte afspraken best vastgelegd in een schriftelijk contract zodat er zich later geen problemen kunnen voordoen. Hieronder een antwoord op enkele vaak gestelde vragen.
Vaak denkt men dat men niet eigenhandig kan overgaan tot het opstellen van een geldige overeenkomst en dat men hiertoe steeds de tussenkomst van een notaris of advocaat nodig heeft. Toch is het best mogelijk dat je zelf met de tegenpartij een contract opstelt. Het is echter wel zo dat voor bepaalde contracten wel de tussenkomst van een notaris noodzakelijk is. Zo bijvoorbeeld bij de verkoop van een handelspand, een woning of een perceel grond. Kortom: voor de aan- of verkoop van onroerende goederen.
Gaan partijen onderling een contract afsluiten, dan bindt deze overeenkomst de betrokken partijen als een wet! Dit betekent dat het contract te goeder trouw uitgevoerd dient te worden.
In de eerste plaats moet je bovenaan het contract vermelden over wat voor een overeenkomst het gaat (bv. een samenwerkingsovereenkomst, een huurovereenkomst, een koopovereenkomst, een overeenkomst tot het uitvoeren van werken, of enige andere overeenkomst). Daarna wordt de identiteit van alle betrokken partijen aangehaald (naam, voornaam, adres, geboortedatum eventueel beroep …) alsook hun hoedanigheid.
Daarna volgt een beschrijving van wat de partijen onderling overeengekomen zijn, en de rechten en verplichtingen waartoe zij allen gehouden zullen zijn. Er kunnen verder ook nog bepalingen opgenomen worden betreffende extra voordelen, regels over de bevoegde rechtbank in geval van geschil, hoe een factuur geprotesteerd kan worden, welke de betalingstermijn is enzovoort.
Onderaan wordt de overeenkomst door alle betrokken partijen ondertekend. Vergeet ook niet de datum te vermelden. Maak zoveel originele exemplaren als er partijen zijn. Elke betrokken partij moet immers over een origineel exemplaar beschikken. Hou dit origineel goed bij: vaak stellen mensen na enige tijd vast dat ze hun exemplaar niet meer vinden!
Velen denken dat het noodzakelijk is om een overeenkomst schriftelijk op te maken op een ‘officiële’ manier, op deftig papier, eventueel gemaakt en ingevuld met de pc. Niets is echter minder waar! Kom je met iemand tot een akkoord en wens je dit akkoord onmiddellijk te noteren? Wel, dan volstaat een gewoon velletje papier, als dit maar gedagtekend en ondertekend wordt door de betrokken partijen. Maar verder hoeft het dus niet te gebeuren op mooi papier.
Vergeet echter niet dat eens het documentje (het velletje papier) door alle partijen werd ondertekend, zij zich ook allen aan deze overeenkomst moeten houden: eens getekend is iedereen er door gebonden!
Bij het ondertekenen van een of andere overeenkomst vergeet men al eens iets op te nemen in het contract en is het pas later, na de ondertekening ervan, dat men zich hiervan bewust wordt. Er wordt dan vaak nog iets bijgeschreven in de kantlijn, maar de vraag stelt zich: is dit wel geldig?
Over het handmatig toevoegen van bepaalde gegevens nadat een contract werd ondertekend, ontstaat er in de praktijk dikwijls discussie. Zo gaan partijen er vaak van uit dat wanneer men slechts te maken heeft met een zelfgeschreven overeenkomst, deze toch niets te betekenen heeft, zelfs al werd ze correct door alle betrokken partijen ondertekend. Niets is echter minder waar! Zoals reeds aangehaald kan iedereen (behalve mensen die onbekwaam zijn om te contracteren zoals bijvoorbeeld minderjarigen) eigenhandig een overeenkomst afsluiten.
Worden er nu later in de kantlijn wijzigingen aangebracht, dan zijn deze wel geldig, maar best is dan toch om deze veranderingen te laten paraferen door alle partijen. Op die manier is alles correct en kan geen van de contracterende partijen hier later nog op terugkomen. Wordt er iets geschrapt in het contract, dan kan dit ook: hier kan men bijvoorbeeld onderaan het contract vermelden hoeveel woorden er werden geschrapt en dit ook laten paraferen door alle partijen.
Wanneer een schriftelijk contract wordt opgemaakt, bestaat dit meestal wel uit meerdere bladzijden. De vraag stelt zich dan of elke bladzijde een handtekening of een paraaf moet bevatten. Dit is niet wettelijk verplicht, maar het is wel raadzaam dit te doen, dit om latere discussies te vermijden. Vaak ontstaan er in de praktijk later discussies omtrent een extra bladzijde of iets dat werd bijgeschreven bij een of andere clausule. De ene of andere contractpartij kan dan voor problemen zorgen zodat het best is om toch elke bladzijde te paraferen, zelfs deze waar geen verandering of kantmelding werd gemaakt.
Het is echter niet omdat dit niet gebeurt, dat het contract niet geldig zou zijn. Ook bij de opmaak van een notariële akte zal de notaris wellicht vragen om op elke bladzijde een paraaf te zetten.