De stad van de maneblussers heeft een grote rol gespeeld in onze politieke en economische geschiedenis en daar is de centrale ligging tussen Antwerpen en Brussel niet vreemd aan. Mechelen aan de Dijle strekt zich uit over een gebied van bijna 66 vierkante kilometer, waarvan iets minder dan 16% bebouwd is. Begin vorig jaar telde Mechelen net geen 87.000 inwoners. Geteld naar inwoneraantal is het de zesde stad in Vlaanderen. De stad heeft het op één na hoogste aantal beschermde gebouwen van Vlaanderen, waaronder vier UNESCO-vermeldingen. Naast de stadskern met de gekende Sint-Romboutstoren en de mooie historische gebouwen uit de 15de en 16de eeuw wordt de rand gevormd door de deelgemeenten Walem, Heffen, Hombeek, Leest en Muizen.
Groot-Mechelen is ingedeeld in de sectoren Centrum, Mechelen- Noord, Mechelen-Zuid en de Rand (Battel, Leest, Heffen en Hombeek).
Om dit gebied gemakkelijker te kunnen bedienen op vlak van dienstverlening, onderhoud van het openbaar domein en de openbare netheid, infrastructuur en interne mobiliteit werden de uitvoeringsdiensten sinds 15 oktober 2019 samengebracht op een gemeenschappelijke site ‘De Waterduivel’, iets buiten het centrum.
Op deze locatie zitten de brandweer, de technische dienst en de ondersteunende diensten samen. We hadden een gesprek met Veronique De Smedt die verantwoordelijk is voor de Interne Communicatie Facilitaire Ondersteuning en Chris Luyten, de sectorverantwoordelijke voor het Centrum. De grote lijnen in het beleid van Mechelen zijn duurzaamheid en de digitalisering van de dienstverlening. Een woord van toelichting kregen we van Patrick Zeeuws, directeur Facilitaire Ondersteuning.
Mechelen heeft een eigen kijk op mobiliteit: eerst stappen, dan trappen, vervolgens openbaar vervoer en ten slotte – als het niet anders kan – het persoonlijk vervoer met de wagen.
Veronique De Smedt: ‘Onze medewerkers krijgen de mogelijkheid om een vergoeding aan te vragen voor het gebruik van het openbaar vervoer. Er kan een combinatie voorzien worden tussen trein, bus en fiets. Voor het gebruik van de eigen auto krijgen ze geen compensatie meer en waar we vroeger externe parkeerruimte huurden voor de medewerkers is dat ook stopgezet. Verder werken we voor ons personeel met Cambio, een private aanbieder van deelmobiliteit. Voor collega’s hier die zich bijvoorbeeld naar een werf moeten verplaatsen, proberen we in de eerste plaats dienstfietsen te promoten en waar nodig stimuleren we de deelauto. Wij hebben zelf geen deelsteps in onze interne mobiliteit. We hebben deze steps wel in ons stadsbeeld en stimuleren onze collega’s om ze te gebruiken indien nodig. De stad heeft dan faciliteiten ter beschikking waar ons personeel zijn fietsen kan ophalen. We zien dat deze vorm van mobiliteit in de stad minder verplaatsingstijd vraagt dan de wagen. Voor kleinere werken voorzien we elektrische bakfietsen waarmee ons technisch personeel materiaal mee naar de werf kan nemen. Voor ons groenonderhoud werken we ook met elektrische wagens.’
Het volledige beheer van het wagenpark zit bij de directie Facilitaire Ondersteuning. Dan zijn er nog verschillende andere directies die ook machines en voertuigen nodig hebben, maar die moeten hun aanvragen via Facilitaire Ondersteuning doen.
Veronique: ‘De aankoop van voertuigen zit bij de Centrale Aankoopdienst. De aankoop gebeurt in gezamenlijk overleg, de noden en behoeften van de medewerkers worden verzameld. We werken met aanbestedingen voor zowel de aankoop als het onderhoud en zetten maximaal in op milieuvriendelijke voertuigen en machines.’
De directie Facilitaire Ondersteuning bestaat uit een afdeling Administratie (financieel beheer, contractbeheer, stockbeheer, meldingskamer, centrale aankoopdienst), een afdeling Vastgoedbeleid, een afdeling Projecten & Monumenten en een afdeling Uitvoeringsdiensten.
De Uitvoeringsdiensten zijn op hun beurt onderverdeeld in verschillende teams. Het team Openbare Netheid veegt onder andere wegen en pleinen, ledigt vuilnisbakken en ruimt de sluikstorten op. Het team Onderhoud Openbaar Domein is verantwoordelijk voor de wegen, grachten, straatmeubilair enzovoort. De andere teams zijn Garage & Metaal, Gebouwenbeheer, het Fietsteam en Transport & Evenementen. Dit laatste staat in voor alles wat intern transport nodig heeft en voor de opbouw van evenementen. Garage & Metaal zorgt voor het onderhoud van bepaalde machines. Het onderhoud en de herstellingen aan het interne fietsenpark liggen bij het Fietsteam dat op dit vlak als een zelfstandig eiland binnen het geheel functioneert.
Ook openbare besturen hebben nood aan flexibel werken. Mechelen is al langer aan het onderzoeken hoe het flexibel en efficiënter werken met elkaar kan koppelen. Het doel is een tevreden werknemer, minder tijdverlies door zinloze verplaatsingen en een tevreden burger.
Veronique: ‘We zitten als openbare dienst in een tamelijk starre structuur gebonden aan uren en diensten. Flexibiliteit begint bij kleine dingen. Bijvoorbeeld: hoe kan iemand ’s avonds een voertuig dat hij de volgende dag nodig heeft mee naar huis nemen en op die manier ’s morgens sneller op de werf zijn zonder heel de stad te moeten doorkruisen in de file? Mechelen werkt verder al 7 jaar met een digitaal meldingssysteem en heeft de digitalisering sinds begin vorig jaar verdergezet met de invoering van het Jewel- werkorganisatiesysteem, een digitaal beheersysteem voor de openbare ruimte. We zijn de eerste stad in Vlaanderen waar de dienst Openbare Netheid, begin 2020, met het systeem van start is gegaan. En de mogelijkheden worden beetje bij beetje verder geïmplementeerd.’
Sectorverantwoordelijke Kris Verluyten, die het systeem mee heeft opgestart, legt uit hoe het werkt.
Kris Verluyten: ‘We zijn gestart met de repetitieve werken zoals de inzet van de vuilniskarren en de veegplannen. Dat is werk dat je perfect kunt inschatten en plannen omdat het weinig weersafhankelijk is. Stilaan zijn we complexere taken zoals het groenonderhoud in het systeem gaan invoeren.’
Alle tablets samen liggen in een grote kast. Daarin zitten circa 40 afgeschermde vakjes per voertuig/bestuurder die alleen door de betreffende medewerker of medewerkster kunnen worden geopend. Ieder voertuig heeft een eigen vast bestuurder en in ieder vakje ligt er een gepersonaliseerde tablet. Als de medewerker ‘s morgens zijn tablet komt ophalen weet hij perfect wat er dient te gebeuren en waar. Bijvoorbeeld, de chauffeur van de veegmachine met nummer 111 gaat naar zijn kastje en neemt zijn tablet en de overeenkomstige sleutel van het voertuig. Als hij zijn tablet opent, kan hij zijn taken voor die dag zien. Dat is voor mensen die iedere dag dezelfde taken uitvoeren. Mensen van bijvoorbeeld het Groenteam (met meerdere verschillende taken), die gaan op dezelfde manier te werk, al kan het zijn dat die op één dag met meerdere machines gaan rijden. Dan zal de tablet aan meer dan één voertuig gekoppeld worden. Op deze manier kunnen medewerkers van machine wisselen en gewoon elkaars taak overnemen. Zo flexibel is het systeem.
Kris: ‘De pop-ups op de kaart zijn de taken die de veger van dienst moet uitvoeren. Als hij deze heeft uitgevoerd kan hij aan het begin en op het einde een foto maken en die in het Jewel-systeem inbrengen. Dan weten wij dat de taak is afgerond en met de foto hebben we ook bewijs dat de taak werd uitgevoerd. Dat kan later van pas komen als er klachten van de burger zouden komen. De medewerkers kunnen onderweg ook taken ingeven, als ze bijvoorbeeld iets zien wat moet aangepakt worden (sluikstort, afgebroken takken …). Dat komt dan bij mij op de pc en zo kan ik de oplossing van die taak doorverwijzen naar de betreffende medewerker.’
‘We zijn begonnen met het vegen tot dat goed liep en sinds een half jaar hebben we ook de voertuigen van de groendienst in het systeem ingebracht. De bedoeling is dat we veel flexibeler gaan worden waar mogelijk. Het is en blijft een continu verbeteringsproces. Op de tablet kunnen ook andere zaken worden ingeladen, zoals bijvoorbeeld sluikstorten. Daarvoor werken wij met een digitaal meldingsplatform, een systeem voor openbare besturen, en de gegevens die we via dat systeem op onze vaste pc binnenkrijgen, kunnen we zo rechtstreeks naar de tablet van de betreffende medewerker sturen.’
Het klinkt raar, maar het onderhoud van de voertuigen en de omgeving, zoals bijvoorbeeld sluikstorten, worden op een gelijkaardige manier digitaal opgevolgd.
Het onderhoud van de voertuigen zit in het meldingsprogramma TOPdesk, een programma waar Mechelen al een jaar of zes mee werkt. Het platform is stap voor stap opgebouwd: eerst als database om gegevens bij te houden, en zo uitgebreid tot een volledig meldingsplatform. Het is ook een meldingsplatform dat de burger kan gebruiken. Die ziet bijvoorbeeld een sluikstort, maakt er een foto van, zet deze in het TOPdesk-platform en zo komt dat bij de Uitvoeringsdienst terecht. Voor het wagenpark werkt het op dezelfde manier. De chauffeur die met de wagen vertrekt, controleert vooraf zijn voertuig. Bij zijn terugkeer brengt hij eventuele mankementen of opmerkingen in het systeem in. Met deze gegevens weet de garage dan of er iets aan het voertuig moet gebeuren – en zo ja, wat precies – en kan een onderhoud worden ingepland.
De sleutelkast
Alle voertuigsleutels zitten in een elektronische sleutelkast. Aan elke sleutel hangt een soort stift die ingeplugd wordt en zo weet het systeem of de sleutel in de kast hangt of bij het voertuig is. Met een badge waarmee de medewerker de deuren van het gebouw kan openen, kan hij ook de sleutelkast openen. Aan deze badge is ook het personeelsnummer gekoppeld en zo kan er te allen tijde gezien worden wie de kast heeft geopend. Op die manier is ook de locatie van het voertuig gekend. Zo kan de sectorverantwoordelijke of een collega onderweg, als er een snelle interventie moet gebeuren, onmiddellijk zien wie met de wagen weg is en hem dan onderweg een opdracht geven. Dat spaart tijd en ergernis.
Kris: ‘Vroeger hadden we een werkbon voor elke opdracht. De mannen kregen een werkbon van ons, ze moesten die invullen – wat voor veel ergernis en tijdverlies zorgde – en het systeem was nooit sluitend. De veegmachines hebben al geruime tijd een modem die de gegevens van de machine doorstuurt naar een tablet. De veegmachine zet haar borstel op de grond en het systeem registreert dat er geveegd wordt. De gegevens worden opgeslagen in de tablet die bij het voertuig is en ’s avonds op de server gedownload. De dag erna kunnen we het werk zien dat de veegwagen heeft uitgevoerd. Op deze manier kunnen we met Jewel een groeninventaris maken. Met het vuilbakkenplan bijvoorbeeld kan je perfect zien welke vuilbak is leeggemaakt en welke niet. Onze medewerkers kunnen bijvoorbeeld aangeven dat vuilbak nummer 108 keer op keer maar voor een derde vol is. Ze brengen dat in het systeem in, waardoor deze vuilbak bij de volgende ophaalbeurten minder frequent moet geleegd worden. Of omgekeerd. De digitalisering van ons onderhoud zorgt voor gemak om het op te volgen.’
Veronique: ‘Alles over het proper houden van de stad en het groenonderhoud zit in Jewel. TOPdesk is heel uitgebreid en daarmee doen we heel het beheer van ons wagenpark, tot alles wat de burger kan melden. Vroeger kwam die vraag dan op mail binnen en was het uitzoeken wie deze best kon behandelen, nu vindt dat zijn eigen weg naar de juiste persoon.’
Kris: ‘We hebben het systeem geleidelijk ingevoerd, te beginnen met de veegwagens en vuilkarren. Het is ook (nog) niet voor alle ploegen echt werkbaar. Bijvoorbeeld de snoeiploegen die met vuile handen de tablet moeten bedienen tussen het vullen van brandstof in de kettingzaag door: dat is niet altijd haalbaar. Deze ploegen nemen dan na het werk een foto en dat is iets wat we dan achteraf voor inventarisatie kunnen gebruiken. Deze info staat dan ook nog gekoppeld met GeoWeb en zo kunnen we ons groenpatrimonium in kaart brengen. Het ene soort werk leent zich makkelijker voor digitalisering dan het andere. De oudere werknemers met pakken ervaring moeten een grotere kloof overbruggen om deze nieuwe technologie te kunnen aanvaarden, al zijn de meeste er toch snel mee weg. In sommige gevallen werken ze samen met een jongere collega en lukt het op die manier wel. Ik merk door ook het persoonlijk contact met de medewerkers te onderhouden dat ze ervoor blijven openstaan. Onze medewerkers zijn ook geen nummers of robots, het zijn mensen. Ikzelf kan bijvoorbeeld ook een groot deel van mijn taken van thuis uit uitvoeren, maar als ze me nodig hebben, is het prettig dat de medewerkers weten dat ik hier ben. Zeker in deze tijden.’
Veronique: ‘Onze hoofdtaak bestaat erin om onze 140 medewerkers te coachen in het gebruik van het systeem en hen te doen inzien waar voor hen de voordelen zitten. Zij kunnen dan ook de valkuilen aan ons communiceren en zo verbetert het systeem keer op keer. We proberen ook de interne communicatie hier te stimuleren en de interne hiërarchie wat af te vlakken zodat iedere medewerker zich gehoord kan voelen. Er zijn nog veel verbeterpunten waar we nog een tijdje mee aan de slag kunnen blijven.’
Kris: ‘Wij helpen ook met Jewel door de feedback die ze van ons krijgen. Het is leren aan beide kanten. Zo gaan de mogelijkheden van het systeem vooruit en wint iedereen. Ik kan ondertussen zelfs nieuwe straten bijtekenen op het plan, een optie die voorheen nog niet bestond. We werken nu veel efficiënter dan vroeger, we doen meer met minder mensen.’
‘In ons bestuursakkoord is vergroenen een zeer belangrijke opdracht. Onze missie voor de omgeving is een veilige, groene en nette openbare ruimte ontwikkelen en beheren. We werken dan ook nauw samen met de directie Integraal Stedelijk Beleid en de directie Facilitaire Ondersteuning om deze beleidsdoelstellingen te realiseren. We zetten sterk in op procesmatig werken en digitaliseren onze meldings- en planningssystemen, waarbij wij TOPdesk en Jewel als belangrijke tools zien voor al onze medewerkers. Procesmatig werken we verschillende planningstools uit: veegplan, onkruidreductieplan, bebloemingsplan … Het digitaliseren levert ons vlotte en transparante planning, data, opvolging en communicatie/rapportering op.’